відповідно до Порядку замовлення дублікатів про освіту державного зразка, видача та облік їх карток, затверджено Наказом Міністерства освіти і науки України 10.12.2003 № 811 (у редакції наказу Міністерства освіти і науки України від 13.08.2007 № 737) зареєстровано в Міністерстві юстиції України 1.10.2007 р. за № 1129/14396

п.п.5.1.-5.4., 5.7-.5.9. Дублікати Карток Документів видаються в разі їх утрати, а також пошкодження, які призвели до порушення їх цілісності чи до знищення всіх або більшість реквізитів, відсутність яких унеможливлює встановлення власника Документа…..

Дублікат Картки Документа видається за письмовою заявою власника Документа, що подається Замовнику, зазначеному в пункті цього порядку.

  У заяві зазначаються причина втрати або пошкодження Картки Документа, прізвище, ім’я, та по батькові, місце проживання, телефон (за наявності); найменування документа, Картку якого втрачено або пошкоджено, назва навчального закладу та дата його закінчення, інші відомості, якщо  власник Картки Документа або Замовник уважають їх суттєвими для видачі дубліката.

До заяви додаються: оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання власника Документа, у якому мають бути зазначені назва Документа, його номер та дата видачі, на чиє ім’я виданий, яким навчальним закладом, та про визнання його недійсним; підтвердження про плату послуг з виготовлення дубліката Картки Документа.

 У замовлені на виготовлення дубліката вказується рік закінчення навчального закладу згідно з копією (ксерокопією) Картки, а дата вручення Картки Документа відповідає фактичній даті вручення дубліката. На Картці відтворюється назва, яку мав навчальний заклад на момент закінчення. Печатка, посада керівника навчального закладу, його підпис, прізвище та ініціали на Картці відтворюються чинні на момент вручення Картки дубліката Документа. У правому верхньому куті Картки дубліката Документа зазначається слово “Дублікат.

  При отримані замовлення на виготовлення дубліката дані замовлення на виготовлення дубліката дані замовлення звіряються з даними про особу, що містяться в централізованому банку даних Міністерства освіти і науки України. При виготовлені дубліката втраченої або пошкодженої Картки Документа з моменту виготовлення дубліката попередня Картка Документа втрачає чинність, інформація про це вноситься до централізованого банку даних Міністерства освіти і науки України.

Відомості про видачу дубліката Картки заносяться до книги обліку виданих Карток Документів навчального закладу із зазначенням серії і номера документа та слова “Дублікат”. У книзі обліку видачі Карток Документів у відповідній графі про видачу первинного документа робиться відмітка про видані дублікати.